Home Tutorial Nomor Invoice, Elemen Penting Dalam Invoice Yang Tidak Boleh Terlupakan!

Nomor Invoice, Elemen Penting Dalam Invoice Yang Tidak Boleh Terlupakan!

1
0


Dalam dunia usaha,  invoice merupakan  kebutuhan sehari hari karena hampir semua kegiatan atau aktivitas usaha khususnya proses jual beli menggunakan invoice. Bagi perusahaan invoice sangat penting karena dengan adanya invoice dapat memudahkan perusahaan menghitung dan menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan. Invoice ini bagi perusahaan bertujuan sebagai kwitansi bagi pembeli dan juga sebagai dokumen akuntansi sebuah perusahaan. 

Pada invoice terdapat nomor invoice yang dapat digunakan sebagai bukti bahwa kamu telah melakukan transaksi yang sah, baik itu sebagai pembeli atau pihak penjual. Nomor invoice merupakan kode unik yang dicantumkan secara sistematis di dalam faktur.

Baca juga: 5 fakta faktur digital vs faktur kertas

Nomor invoice adalah salah satu aspek terpenting dari pembuatan invoice. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa pendapatan disimpan dengan benar untuk tujuan pajak dan akuntansi. Dengan adanya nomor faktur, Anda dapat mempermudah pelacakan pembayaran dan dapat digunakan untuk referensi penjual dan pembeli.

Selain itu, nomor ini digunakan untuk mengurutkan tagihan dari yang satu dengan yang lainnya. Setiap invoice yang diterbitkan harus diberi nomor, nomor invoice harus selalu dicantumkan dengan jelas tanpa nomor faktur, invoice tersebut dapat dianggap sebagai dokumen yang tidak resmi.

Nomor invoice secara umum biasanya diletakkan di seberang kanan informasi kontak klien. Untuk membuat nomor invoice terdapat beberapa poin yang harus diperhatikan seperti :

  • Angka yang jelas
  • Tanggal invoice dibuat
  • Tenggang waktu pembayaran
  • Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh pelanggan
  • Berikan peringatan pembayaran kepada pelanggan agar tidak lupa
  • Pertimbangkan memberikan denda apabila pelanggan lupa membayar.

Bagaimana cara membuat nomor invoice?

Karena nomor invoice merupakan aspek yang paling penting, Anda harus membuatnya secara berurutan, artinya jumlah setiap invoice baru wajib bertambah. Secara hukum, urutan nomor invoice tidak boleh ada pengulangan dan terlewati.

Cara umum untuk membuat nomor faktur yang lebih panjang dan lebih spesifik adalah dengan menyertakan bulan atau tahun saat faktur diterbitkan. Misalnya, dalam urutan yang mengacu pada tahun, seperti invoice pertama tahun 2020 bisa diberi nomor 200001 dan seterusnya.

Pada awal tahun baru, Anda dapat memperbarui nomor faktur pertama tahun berikutnya seperti 210001. Hal ini memungkinkan Anda melihat dengan cepat pada tahun berapa invoice diterbitkan.

Pada kenyataannya, nomor invoice tidak selalu berisi angka. Anda juga dapat membuat kode unik yang menyertakan angka, huruf, dan karakter khusus seperti garis miring (/) atau tanda hubung (-).

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan tanpa masalah

Menambahkan huruf dan karakter ke rangkaian nomor invoice dapat membantu Anda dalam melakukan pengaturan catatan dan mengidentifikasi faktur dengan mudah. Pada rangkaian nomor invoice alfanumerik, Anda harus mengikuti aturan yang sama seperti dalam rangkaian nomor faktur biasa.

Nomor tersebut harus berurutan dan tidak boleh terlewati. Jika Anda memilih untuk menyertakan huruf dalam rangkaian nomor faktur Anda, huruf-huruf tersebut tidak boleh diubah hanya angka yang harus bertambah.

Berikut ini adalah contoh dalam menuliskan nomor faktur:

  • 2020/INV/0001
  • 20-QUT-0001
  • 2020/0001
  • 2020-0001
  • 20/0001

Jika Anda ingin mengubah nomor seri pada invoice Anda seluruhnya, cara terbaik adalah menunggu sampai periode akuntansi berikutnya. Karena hal ini dapat  membantu Anda menghindari kebingungan dan mencegah nomor faktur yang hilang atau duplikat.

Nomor invoice dan invoice yang dihapus

Sebagai aturan standar, invoice tidak boleh dihapus. Karena telah diberi nomor secara berurutan. Sedangkan pada invoice yang telah diselesaikan kemudian ingin dihapus akan menjadi celah dalam catatan keuangan Anda. Sebaiknya jika Anda ingin menghapus transaksi, lebih baik mengeluarkan nota kredit dengan jumlah yang sama. Hal ini secara efektif akan membatalkan suatu transaksi, dan memastikan bahwa urutan nomor Anda sudah lengkap tanpa ada yang terlewati.

 

The post Nomor Invoice, Elemen Penting Dalam Invoice Yang Tidak Boleh Terlupakan! appeared first on Paper.id Blog.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here